Aterrizando la mejora continua con ejecución disciplinada

Empresa de confitería con sede en Utah desbloquea una estrategia ganadora para impulsar la producción  

Taffy Town es una empresa de dulces de cuarta generación con sede en West Jordan, Utah. La compañía es reconocida por su caramelo salado, disponible en más de 80 sabores estándar y de temporada, y distribuido a nivel mundial. Su plantilla de 75 personas incluye 60 empleados de planta que trabajan en dos turnos a tiempo completo en tres departamentos. Los operarios cocinan el caramelo en dos departamentos, mientras que en el tercero ensamblan y envuelven los productos para su envío.

Aunque la empresa mantiene fuertes lazos familiares, empleando a hermanos y primos, los líderes de Taffy Town no temen romper con la tradición. Durante la pandemia, la compañía experimentó un auge de ventas constante que puso a prueba los procesos de producción. Los plazos de entrega se duplicaron, triplicaron e incluso cuadruplicaron respecto a las normas históricas. Como resultado, el presidente y CEO Jason Glade sabía que estaba perdiendo ventas.

«Una de las cosas importantes que la pandemia me reveló es que no podemos seguir haciendo negocios como siempre y esperar que el crecimiento llegue», dijo Glade. «Aunque fabricamos productos de gran calidad, sentí que teníamos que volver a empezar y preguntarnos: ¿Qué hacemos mejor? ¿Dónde están nuestras carencias? ¿Qué debemos abordar para crecer como empresa?».

Glade sabía que el camino a seguir era adoptar procesos de fabricación ajustada (Lean). Invitó a algunos consultores a la fábrica para evaluar cómo los equipos de producción podían ser más eficientes. Una de las recomendaciones del equipo fue adoptar un software que permitiera a los empleados iniciar e impulsar mejoras en los procesos.

Adopción de QAD Redzone en el punto de necesidad

Glade y su equipo habían oído hablar de la Solución de fuerza laboral conectada de QAD Redzone, pero quería hacer la debida diligencia. Glade contactó a líderes de Atkinson Candy Company, Eileen’s Candy Company, Guittard Chocolate Company y Palmer Candy Company. Le contaron sus éxitos al adoptar QAD Redzone, incluyendo el ahorro de costes y los nuevos ingresos que generaron con la solución.

«Le he dicho al equipo de ventas de QAD Redzone que sus clientes son sus mejores vendedores. Al hablar con mis colegas, quedó claro que QAD Redzone cumplía con todos los requisitos que buscábamos en nuestro camino para ser más eficientes y eficaces», afirma Glade.

Taffy Town implementó QAD Redzone en octubre de 2021 y nunca miró atrás. Taylor Windatt, Coach líder de excelencia operativa, trabajó con el equipo para implementar los tres primeros módulos: Productividad, Cumplimiento y Confiabilidad, mientras que Blake Washington, director sénior de gestión de productos de QAD Redzone, encabezó la implementación de Aprendizaje.

«Taylor fue fundamental para ayudarnos a entender que QAD Redzone no es solo una solución de software: es una herramienta para impulsar un cambio cultural con transparencia, comunicación y herramientas que empoderan a cada trabajador», dice Glade.

Lanzamiento de QAD Redzone con un sprint de 90 días

Windatt trabajó con los líderes y equipos de Taffy Town para lograr cinco objetivos estándar y medibles en su camino Lean durante un sprint de 90 días:

1. Crear una fábrica visual, que incluye mediciones de OEE que todos los trabajadores pueden ver en tiempo real
2. Entrenar a operarios y supervisores para adoptar técnicas de producción Lean y habilidades de resolución de problemas colaborativa
3. Mejorar el OEE en al menos ocho puntos para el final del sprint
4. Lograr un ahorro de costes de más de 500.000 $ para fábricas más pequeñas y más de 1.000.000 $ para fábricas más grandes, según lo verificado por sus departamentos financieros
5. Mantener todos los logros obtenidos en los primeros 90 días y mejorarlos de cara al futuro

Cómo QAD Redzone ha permitido a Taffy Town alcanzar la excelencia operativa

Taffy Town creó la fábrica visual instalando un televisor en la planta de producción y iPads junto a todos los equipos. Además, los trabajadores pudieron acceder a la aplicación de QAD Redzone desde sus teléfonos inteligentes. Estas herramientas proporcionaron información en tiempo real sobre las condiciones y anomalías de la producción, así como acceso a instrucciones de trabajo y herramientas como paneles, clasificaciones, acciones, incidencias, alertas, chats, registros y blogs con contenido resumido de reuniones y foros. Anteriormente, el equipo de producción trabajaba con informes de 2 a 3 semanas de antigüedad, lo que significaba que los datos ya no eran relevantes para las condiciones actuales. "Ahora, con datos en tiempo real, podemos realizar cambios sobre la marcha", afirma Glade.

Los trabajadores realizan reuniones rápidas, reuniones operativas diarias y sesiones semanales de mejora del rendimiento, y utilizan chats para intercambiar ideas sobre mejoras y compartir los éxitos de los cambios en los procesos.

Glade pensó que los empleados tardarían unas semanas en adoptar la tecnología. Sin embargo, en 48 horas, los operarios ya estaban compartiendo información sobre las tiradas de producción, felicitándose mutuamente por las buenas ideas, agradeciendo a los demás por preparar su turno para el éxito y tomando otras medidas.

Superar la reticencia a adoptar nuevos procesos de trabajo estándar

Según Glade, algunos empleados dudaron a la hora de adoptar QAD Redzone porque sabían que tendrían que cambiar su mentalidad y sus procesos de trabajo.

Uno de los más reacios fue el jefe de mantenimiento, quien le dijo a Glade: "Cuando pongamos esos iPads junto a todos los equipos, los operarios van a presentar sus quejas en tiempo real. Esto va a ser una pesadilla porque ya estamos desbordados".

Anteriormente, los operarios enviaban solicitudes de mantenimiento en papel, que se clasificaban físicamente en el escritorio del gerente. Luego, él utilizaba una pizarra para enumerar las próximas reparaciones.

Ahora, con QAD Redzone, el equipo de mantenimiento puede ver, organizar y gestionar todas las actividades de mantenimiento en la aplicación. Los técnicos pueden responder a las señales de advertencia tempranas, detectando problemas en los equipos antes de que se conviertan en reparaciones más graves. Además, los técnicos pueden utilizar la analítica para detectar tickets repetidos, realizar análisis de causa raíz y resolver problemas subyacentes. El equipo ha completado 775 actividades, reduciendo el tiempo de cierre de 16 a dos días.

"Antes, teníamos equipos que dejábamos fuera de servicio a largo plazo porque no podíamos diagnosticar el problema subyacente. Teníamos de dos a tres averías al mes. Con QAD Redzone, no hemos tenido ningún tiempo de inactividad en los equipos en los últimos tres meses", dice Glade.

¿Y el gerente de mantenimiento? Se convirtió en uno de los mayores defensores de QAD Redzone cuando vio cómo la herramienta permitía a su equipo priorizar el trabajo y evitar reparaciones importantes. Además, su equipo puede completar el trabajo durante el día en lugar de tener que acudir fuera del horario laboral para solucionar problemas.

El equipo de mantenimiento y los operarios también tienen una mejor relación laboral porque colaboran en el diagnóstico de problemas y en la realización de reparaciones en lugar de culparse mutuamente.

"Tenemos toda una lista de comprobaciones que los operarios realizan para autoevaluar los problemas. Así que eso se hace antes de que los técnicos de mantenimiento lleguen a la planta. Y pueden revisar los datos de los 5 sentidos, identificar anomalías y arreglar las cosas más rápido".

Impulsar la productividad en una línea de enfoque clave

Taffy Town centró el despliegue inicial en su departamento de corte y envasado porque tenía procesos rezagados, era fácil de comparar y las mejoras en los procesos aumentarían significativamente el rendimiento general. El departamento de corte y envasado operaba en ocho líneas en ambos turnos.

Antes de QAD Redzone, el departamento de corte y envasado tenía una media del 45% de OEE. Tras 90 días utilizando QAD Redzone, el equipo logró un aumento de 40 puntos en el OEE. Los líderes de Taffy Town y Windatt ayudaron al equipo a mejorar mostrándoles cuánto tiempo dedicaban a limpiar las máquinas, realizar cambios de tirada y sufrir tiempos de inactividad para ver cómo mejorar los procesos. Los operarios realizaban una mejora tras otra, y la puntuación de OEE seguía subiendo cada semana.

"Nos habíamos estancado en un 40% a 45% de OEE para siempre en nuestra empresa, sin saber que si hacíamos algunos cambios, podíamos aumentar la producción de la noche a la mañana", dijo Glade.

Después de nueve meses, el OEE alcanzó una mejora máxima del 48%. Como resultado de estas mejoras, Taffy Town está impulsando un mayor rendimiento y ha enviado más productos a tiempo. Además, los equipos han recibido formación cruzada en nuevas responsabilidades, lo que proporciona a Taffy Town una mayor flexibilidad operativa.

Y con una mayor previsibilidad de la producción, Taffy Town ha ofrecido a los empleados una semana laboral de cuatro días, algo que disfrutan y que sirve como una poderosa herramienta de contratación.

Simplificación de los procesos de auditoría

La preparación de auditorías también se ha simplificado. Como empresa alimentaria, Taffy Town contrata a un tercero para inspeccionar sus procesos y garantizar que cumplan con las normativas pertinentes.

Antes de implementar QAD Redzone, los inspectores acudían a las instalaciones durante tres días y el responsable de garantía de calidad debía realizar un seguimiento posterior con informes adicionales.

Ahora, el inspector solo necesita día y medio para revisar los procesos y los datos, ya que el equipo de calidad puede proporcionar la información bajo demanda.

Rediseño de la formación para satisfacer las nuevas necesidades empresariales

El último módulo que implementó Taffy Town fue Aprendizaje. Anteriormente, el equipo de recursos humanos no podía escalar la formación basada en papel ni medir su impacto. Además, algunos operarios manejaban sus equipos con mayor eficacia que otros, lo que indicaba una brecha en la formación.

Como resultado, el equipo está rediseñando todos los procesos de formación en los distintos departamentos para dotar a los trabajadores de las competencias necesarias para impulsar el negocio.

Glade comenta que también revisa los datos de formación para identificar talentos con alto potencial a los que puede ascender a puestos de jefe de producción o jefe de departamento.  

Aplazamiento de inversiones de capital (CapEx) con mayor eficiencia

Glade afirma que aumentar la Productividad con QAD Redzone le ha ayudado a evitar el gasto de capital que supondría abrir otra Fábrica para gestionar el crecimiento del negocio.

“Creemos que podemos esperar otros 6 o 7 años para abrir una nueva instalación porque QAD Redzone ofrece muchas formas diferentes de aumentar la eficiencia”, dice Glade. “Podemos aprovechar nuestros activos actuales y utilizarlos mejor”.

Los clientes están respondiendo favorablemente a las mejoras en los procesos. Las quejas han disminuido un 75% y Taffy Town recibió recientemente una calificación A de un gran cliente gracias a un nivel de servicio del 99,92% en los productos con mayor rotación.

Tomar una cultura excepcional y mejorarla aún más

Los líderes de Taffy Town saben que el mercado de los mejores talentos es cada vez más competitivo. Por ello, se centran en construir una cultura corporativa atractiva que atraiga a los trabajadores y les haga querer quedarse y desarrollar carreras duraderas.

Glade agradece que QAD Redzone haya dado a su equipo una identidad digital, permitiendo a los trabajadores aportar ideas fácilmente para resolver problemas en los departamentos de producción, mantenimiento y calidad.

Nuestros empleados son nuestro activo más valioso. Puedes invertir dinero en software y equipos, pero estos activos solo cobran valor cuando tienes empleados que los utilicen. Por eso, siempre he intentado retener a la gente aquí: desarrollando líderes desde dentro y ayudando a las personas a comprender el valor que aportan al hacer que nuestro negocio funcione y al mejorar nuestros procesos”.

Jason Glade | Presidente y CEO, Taffy Town

Glade también convierte las reuniones mensuales de la empresa en una fiesta, ofreciendo un almuerzo y sacando una rueda gigante que los empleados pueden girar para ganar dinero en efectivo. Si la empresa ha tenido un gran mes, todos pueden tener la oportunidad de girar la rueda para ganar 5, 10, 20 o incluso 100 dólares. Glade se pone gafas de sol, pone música e incluso baila mientras presenta los eventos y comparte los últimos datos de producción. Los empleados aplauden y participan en la reunión en lugar de esconderse en un rincón, ignorar al presentador y centrarse en su comida.

Como resultado de la adopción de QAD Redzone, la rotación de personal ha disminuido un 13% y los empleados recomiendan a sus amigos y familiares para nuevos puestos cuando quedan vacantes.

Taffy Town sigue ganando con QAD Redzone

Cuando se le pidió que describiera QAD Redzone a un colega, Glade dijo que es “un software que cambia la cultura y que facilitará el crecimiento de múltiples maneras: mejorando la eficiencia operativa, el desarrollo de los empleados y el compromiso”. Afirma que su característica favorita de la solución es que “da voz a los empleados y les permite ser escuchados en toda la organización”.

Los resultados de Taffy Town con QAD Redzone son excepcionales bajo cualquier estándar, y nuestros líderes tomaron nota. La empresa fue nombrada Fábrica del Año 2023 en los premios QAD Redzone Community Awards.

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