Involucrando a todo el equipo para mejorar la confiabilidad de los equipos

Midwestern Bread Company busca mejorar múltiples procesos operativos

Companion Baking Co. es un productor líder de pan ubicado en St. Louis, Missouri. La compañía fabrica pan y pasteles en sus instalaciones de 45,000 pies cuadrados, vende productos frescos al por mayor, los transporta en camiones a restaurantes y tiendas de abarrotes artesanales de la zona y envía pan congelado a otros lugares. Además, la panadería tiene una cafetería donde vende sus productos. Más de 80 empleados trabajan para la empresa, incluidos 65 trabajadores de primera línea.

Companion Baking se diferencia al realizar I+D, personalizar los productos y desarrollar lotes más pequeños para satisfacer las necesidades de los clientes. «Atendemos a nuestros clientes y creamos lo que quieren», explica Suman Shekar, Gerente de Operaciones. Los nuevos empleados reciben formación sobre las recetas y los procesos de elaboración del pan de la empresa en una instalación llena de luz. El equipo de repostería utiliza procesos semiautomatizados, que incluyen batidoras grandes, para hacer la masa, y trabaja en cuatro líneas divisorias de pan y una línea de pastelería. Los panes y los pasteles se hornean en hornos de 10 rejillas y dos hornos de cubierta.

Preparándose para implementar un mayor control de los procesos

La Sra. Shekar se unió a Companion Baking en 2016 con el mandato de mejorar la eficiencia operativa. Vio la solución Redzone Connected Workforce de QAD en acción en un evento con un cliente y se mostró entusiasmada con la funcionalidad, incluidas las herramientas de comunicación para los trabajadores y los procesos de cumplimiento digital. «¿Por qué no lo tenemos ya?» pensó. Sin embargo, la Sra. Shekar se dio cuenta de que Companion Baking aún no estaba lista para implementar la solución: primero, la empresa necesitaba agilizar la documentación de sus procesos.

Para sentar una base sólida, la Sra. Shekar realizó estudios temporales en 320 SKU. Su objetivo era entender cuánto tiempo tardaba en completarse cada proyecto y tarea. Luego, la Sra. Shekar se reunió con el equipo de QAD Redzone para obtener más información sobre su solución y ver si había sinergias. Si bien muchos fabricantes se centran en mejorar la OEE, la Sra. Shekar estaba más preocupada por optimizar las actividades relacionadas con las SKU. Además, quería ver si QAD Redzone podía ofrecer las funciones clave solicitadas por el equipo de repostería.

«Todos y cada uno de nuestros panaderos dijeron que estaría muy bien que pudiéramos tener algún tipo de comunicación digital sobre el cronograma, ya sea que estén atrasados, puntuales o que les vaya bien el día», explicó la Sra. Shekar. «Nuestro equipo de repostería no tenía información sobre el flujo de proceso de cada día ni sobre si necesitarían hacer ajustes y quedarse hasta tarde para terminar el trabajo. Como resultado, se sentían sorprendidos todos los días».

Los líderes de Companion Baking también se reunieron con otros proveedores, pero se dieron cuenta de que se les cobraría por cada actualización de funcionalidad. Por el contrario, el equipo de QAD Redzone estaba dispuesto a adaptar la solución a las necesidades de Companion Baking.

La Sra. Shekar dijo que le habló a un proveedor, una empresa de desarrollo de software, sobre las capacidades de QAD Redzone. «Dijimos que QAD Redzone tiene herramientas de comunicación como chats y reuniones y documentación digital. Y el vendedor dijo: «No debes registrarte con nosotros; tienes que ir con ellos». Y creo que fue bueno escucharlo y acaba de confirmar que íbamos por la decisión correcta».

Los líderes de la panadería decidieron seguir adelante con el módulo Productividad de QAD Redzone en 2017.

Lanzamiento de QAD Redzone con un sprint de 90 días

Los entrenadores de QAD Redzone trabajaron con el equipo de Companion Baking para lograr cinco objetivos estándar y medibles de Lean Journey durante un sprint de 90 días:

Companion Baking comenzó conectando equipos clave, como máquinas divisorias y empacadoras de cajas, con sensores. El siguiente paso fue dar a sus trabajadores de primera línea una identidad digital y permitirles comunicarse, rastrear e ingresar datos. Con este fin, QAD Redzone ayudó a la empresa a adquirir e implementar tabletas que se actualizaron específicamente para soportar el duro entorno de fábrica.
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El proceso de transformación digital no estuvo exento de desafíos. Al principio, los miembros del equipo se mostraron algo reacios a adoptar QAD Redzone, porque les resultaba complicado usarlo. El equipo de producción estaba evolucionando de un entorno con procesos indocumentados a uno en el que se suponía que debían capturar datos durante todo el ciclo de fabricación del pan.

La Sra. Shekar trabajó con dos de los principales mezcladores de la empresa para explicar los objetivos de captura de datos de QAD Redzone. Durante la reunión con los mezcladores, proporcionaron detalles sobre cómo simplificar el proceso para reflejar mejor las condiciones de producción.

Los miembros del equipo comenzaron a usar el sistema y a recomendar que se capturaran más procesos con él.

La participación de los equipos ayudó a impulsar un rápido aumento de la productividad: el aumento de la OEE aumentó un 30% en solo dos meses. A los seis meses, había crecido hasta el 60%. «Ahora, en las carreras diarias, es del 80% o más», afirma la Sra. Shekar.

Desarrollo de una cultura de Cumplimiento ganadora

Con un mayor compromiso y unos resultados empresariales significativos, el equipo directivo de Companion Baking decidió implementar los módulos restantes de QAD Redzone: Cumplimiento, Fiabilidad y Aprendizaje.

El cumplimiento fue el siguiente desafío. «No informábamos en tiempo real», dice la Sra. Shekar. «Parecía que nuestra trazabilidad no existía. Sabíamos que debíamos hacerlo mejor».

Los procesos digitales de QAD Redzone transformaron los procedimientos de cumplimiento de la empresa. La Sra. Shekar dijo que la moral mejoró con el módulo de Cumplimiento. «Todo el mundo estaba de acuerdo con el uso de QAD Redzone cuando lanzamos el Programa de Cumplimiento y empezamos a preguntarnos si podíamos crear comprobaciones para diferentes procesos. Esa fue la mejor parte». Nuestros equipos de saneamiento y ventas comenzaron a usarlo. El equipo de ventas registraba las hojas de datos mientras paseaban a los clientes del supermercado y decían: «Con el visto bueno, cumplimos con el 98%».

Ahora, la empresa realiza visitas mensuales a la panadería y comprueba continuamente la temperatura de la masa y los códigos de barras para cumplir con la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA). Como resultado, el equipo de Companion Baking ahora puede realizar un simulacro de retirada del mercado en solo 30 minutos, mucho más rápido que en las dos horas anteriores.

«Nuestro éxito radica realmente en el hecho de que ahora podemos realizar muchas más comprobaciones que nunca antes», afirma la Sra. Shekar.

La empresa ha reducido las quejas de los clientes de un promedio de 7 a solo cuatro al mes. Además, estas quejas suelen referirse a cuestiones de menor nivel, a la coloración del producto o a la forma en que se corta el pan, más que a problemas de seguridad alimentaria.

Los procesos de cumplimiento sin papel mejoraron aún más la moral, cuando los empleados se dieron cuenta de que ahora podían predecir cuándo la masa estaría lista para hornearse. Con los datos almacenados en QAD Redzone, los empleados sabían que si la masa estaba dentro de un rango de temperatura determinado, podían predecir cuándo estaría lista para partirla, secarla y hornearla. Como resultado, los panaderos podían controlar mejor sus horarios, sabiendo que podían irse en 8,5 horas en lugar de quedarse 1,5 horas más esperando a que la masa subiera. Eso les dio a los panaderos el equilibrio entre el trabajo y la vida personal que tanto deseaban.

Además, la empresa ha aprovechado una mayor transparencia en los datos de temperatura de la masa para producir más productos y reducir los residuos. Companion Baking ha aumentado su tasa de llenado del 96% al 99,5%, una métrica que comparte públicamente y que genera credibilidad entre los clientes.

Antes de implementar QAD Redzone, la empresa lograba pérdidas de rendimiento del 25%. Con los datos de QAD Redzone y los nuevos equipos, Companion Bakery ha reducido las pérdidas de rendimiento hasta un 3%. Además, la empresa ha reducido los residuos de los vertederos en un 92%, lo que ha mejorado la sostenibilidad empresarial y ha reducido los costes.

«Nos dimos cuenta de que la basura era nuestro problema», dice la Sra. Shekar. «Estábamos rehaciendo la masa una y otra vez porque no obteníamos el rendimiento correcto. Estaba causando problemas a nuestra empresa de residuos. Ahora, hemos cambiado nuestra compactadora por una compostadora, reciclamos y generamos solo una pequeña cantidad de basura».

La empresa ha creado una nueva métrica que denomina eficiencia de la basura, que significa que las ventas totales se dividen por las libras de basura generadas. La métrica se ha disparado de un mínimo de 6 dólares a un máximo de 26 dólares en los últimos seis años. La Sra. Shekar afirma que la métrica ofrece una visión de la calidad de los productos y la eficiencia y el rendimiento de la producción de la empresa.

Reclutar a todos para mejorar la confiabilidad de los equipos

Tras lograr unos resultados de cumplimiento excepcionales, el equipo estaba muy motivado para implementar el módulo de Fiabilidad QAD Redzone.

Anteriormente, la Sra. Shekar utilizaba un sistema computarizado de gestión del mantenimiento (CMMS) para gestionar todas las órdenes de trabajo para el mantenimiento de los equipos. Si bien los panaderos podían enviar solicitudes, pocos lo hacían porque el software era demasiado complicado.

La Sra. Shekar llevó a un técnico de mantenimiento a una demostración en el sitio de un cliente para ver el módulo de Fiabilidad de QAD Redzone en acción, pero pensó que era demasiado caro para su sitio más pequeño. Luego, al comienzo de la pandemia, una de las grandes batidoras de la empresa se averió durante tres semanas, lo que le costó a la empresa 20 000 libras perdidas de masa que podría haber convertido en productos y venderla.

«Teníamos mucho que perder», dijo la Sra. Shekar. «Rápidamente nos dimos cuenta de que podíamos haber evitado la avería. Nuestros panaderos nos dijeron que habían oído un ruido extraño, pero esta información no llegó al equipo de mantenimiento».

Con QAD Redzone, los equipos de producción pueden tomar una foto o un vídeo de un estado preocupante del equipo y enviarlo automáticamente al departamento de mantenimiento para su revisión. El coordinador de confiabilidad recibe todos esos «síntomas», los revisa a lo largo del día y envía los elementos al equipo de mantenimiento para que apruebe o rechace las solicitudes.

«Nuestros panaderos publican los nuevos números que ven y los revisamos todos los días. Si notan que algo está un poco flojo, podemos arreglarlo y evitar un evento catastrófico, como la gran batidora que se estropeó», dijo la Sra. Shekar. «Hemos evitado muchos de esos errores, porque todo el mundo coge sus iPads y graba vídeos».

Empoderar a los trabajadores para que sean dueños de su aprendizaje

Companion Baking concluyó su implementación de QAD Redzone con el módulo Aprendizaje, que se implementó en 2022.

«El módulo de Aprendizaje no podría haber llegado en mejor momento», afirma la Sra. Shekar, quien dijo que la empresa quería aprovechar la experiencia y los conocimientos de su equipo y también reducir los costos de contratación y capacitación del nuevo personal.

Lo primero que hizo Companion Baking fue rediseñar su programa de incorporación para abordar los comentarios de los empleados de que aprender nuevos procesos era intimidante y hacía que se preguntaran si debían quedarse o irse.

Con el nuevo programa de incorporación, los empleados reciben una tarjeta con su nombre de usuario y contraseña de QAD Redzone el primer día y se les asigna un amigo. Realizan un recorrido por las instalaciones, incluidas las áreas de producción y la sala de descanso, y se reúnen con otros miembros del personal. Luego, los nuevos empleados utilizan QAD Redzone para ver un vídeo de incorporación, que ofrece una bienvenida digital, la historia de la empresa e información sobre los procesos de producción.

Además, cada departamento tiene su propio programa de capacitación digital, con videos sobre cómo operar el equipo y consejos y trucos que debe conocer. Los trabajadores crean sus propios materiales, ampliando continuamente el repositorio de contenido de formación. El personal puede acceder a la formación bajo demanda, actualizando sus conocimientos sobre los procesos clave o aprendiendo diferentes áreas de la panadería.

«Mi característica favorita de QAD Redzone es el contenido que puedes crear», afirma la Sra. Shekar.

Los trabajadores están más comprometidos y utilizan QAD Redzone para recopilar y compartir información. Si bien la retención sigue siendo un desafío en este mercado tan competitivo, Companion Baking ha reducido significativamente los costos de rotación de empleados, la incorporación digital y el aprendizaje, gracias a QAD Redzone.

Ganar el día con QAD Redzone

QAD Redzone ha ayudado a Companion Baking a crear una cultura de mejora continua con una mayor productividad y OEE, una mayor calidad de los productos y una fuerza laboral altamente comprometida.

Cuando se le pregunta cómo describiría QAD Redzone a otra organización, la Sra. Shekar responde: «Elige el área en la que más te quieres centrar y llévala al siguiente nivel. Para nuestra empresa, estaba mejorando la comunicación, pero la ventaja era impulsar la productividad».

«QAD Redzone se ha asociado con nosotros de manera importante, ayudándonos a realizar mejoras que ni siquiera sabíamos que eran posibles», concluye la Sra. Shekar.