Mobiliser tout le monde pour améliorer la fiabilité des équipements

Midwestern Bread Company cherche à améliorer de multiples processus opérationnels  

Companion Baking Co. est un producteur de pain de premier plan situé à St. Louis, dans le Missouri. L'entreprise fabrique du pain et des pâtisseries dans ses installations de 4 180 mètres carrés, vendant des produits frais en gros, les transportant par camion vers des restaurants et des épiceries artisanales de la région, et expédiant du pain surgelé vers d'autres localités. De plus, la boulangerie exploite un café où elle vend ses produits. Plus de 80 employés travaillent pour l'entreprise, dont 65 travailleurs de première ligne.

Companion Baking se distingue en menant des activités de R&D, en personnalisant ses produits et en développant des lots plus petits pour répondre aux besoins des clients. « Nous sommes à l'écoute de nos clients et nous fabriquons ce qu'ils veulent », explique Suman Shekar, responsable des opérations. Les nouvelles recrues sont formées aux recettes et aux processus de fabrication du pain de l'entreprise dans une installation lumineuse. L'équipe de boulangerie utilise des processus semi-automatisés, notamment de grands mélangeurs, pour préparer la pâte, en travaillant sur quatre lignes de division du pain et une ligne de pâtisserie. Les pains et pâtisseries sont cuits dans 10 fours à chariot et deux fours à sole.

Se préparer à mettre en œuvre un meilleur contrôle des processus

Mme Shekar a rejoint Companion Baking en 2016 avec pour mission d'améliorer l'efficacité opérationnelle. Après avoir vu la solution Connected Workforce de QAD Redzone en action lors d'un événement client, elle a été séduite par ses fonctionnalités, notamment les outils de communication pour les travailleurs et les processus de conformité numériques. « Pourquoi n'avons-nous pas déjà cela ? » s'est-elle interrogée. Cependant, Mme Shekar a réalisé que Companion Baking n'était pas encore prête à déployer la solution : l'entreprise devait d'abord rationaliser la documentation de ses processus.

Pour établir une base solide, Mme Shekar a réalisé des études de temps sur 320 références (SKU). Son objectif était de comprendre le temps nécessaire à l'exécution de chaque projet et de chaque tâche. Mme Shekar a ensuite rencontré l'équipe de QAD Redzone pour en savoir plus sur sa solution et identifier d'éventuelles synergies. Alors que de nombreux fabricants se concentrent sur l'amélioration du OEE, Mme Shekar se préoccupait davantage de l'optimisation des activités liées aux références. De plus, elle souhaitait vérifier si QAD Redzone pouvait offrir les fonctionnalités clés demandées par l'équipe de boulangerie.

« Chacun de nos boulangers a dit qu'il serait vraiment utile de disposer d'une communication numérique sur le planning, pour savoir s'ils sont en retard, à l'heure ou en avance sur leur journée », a expliqué Mme Shekar. « Notre équipe de boulangerie n'avait aucune visibilité sur le flux de travail quotidien, ni sur la nécessité d'effectuer des ajustements ou de rester plus tard pour terminer le travail. Par conséquent, ils se sentaient pris au dépourvu chaque jour. »

Les dirigeants de Companion Baking ont également rencontré d'autres fournisseurs, mais ont réalisé qu'ils seraient facturés pour chaque mise à jour de fonctionnalité. À l'inverse, l'équipe de QAD Redzone était prête à adapter la solution aux besoins de Companion Baking.

Mme Shekar a raconté avoir parlé des capacités de QAD Redzone à un autre fournisseur, une société de développement logiciel. « Nous avons expliqué que QAD Redzone proposait des outils de communication comme des chats, des réunions d'équipe et une documentation numérique. Le fournisseur nous a répondu : "Vous ne devriez pas signer avec nous ; vous devez choisir leur solution." Je pense que c'était rassurant à entendre et cela a confirmé que nous prenions la bonne décision. »

Les dirigeants de la boulangerie ont décidé d'adopter le module Productivité de QAD Redzone en 2017.

Lancer QAD Redzone avec un sprint de 90 jours

Les coachs de QAD Redzone ont travaillé avec l'équipe de Companion Baking pour atteindre cinq objectifs Lean mesurables et standardisés au cours d'un sprint de 90 jours :

Companion Baking a commencé par connecter des équipements clés, tels que des diviseuses et des encaisseuses, à des capteurs. L'étape suivante a consisté à donner une identité numérique aux travailleurs de terrain et à leur permettre de communiquer, de suivre et de saisir des données. À cette fin, QAD Redzone a aidé l'entreprise à acquérir et à déployer des tablettes spécifiquement renforcées pour résister à un environnement d'usine difficile.
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Le parcours de transformation numérique n'a pas été sans défis. Les membres de l'équipe étaient initialement quelque peu réticents à adopter QAD Redzone, car ils trouvaient son utilisation complexe. L'équipe de production passait d'un environnement aux processus non documentés à un système où elle devait capturer des données tout au long du cycle de fabrication du pain.

Mme Shekar a travaillé avec deux des principaux pétrisseurs de l'entreprise pour expliquer les objectifs de saisie de données de QAD Redzone. Lors de leurs échanges, ils ont apporté des précisions sur la manière de simplifier le processus pour mieux refléter les conditions de production.

Les membres de l'équipe ont commencé à utiliser le système et à recommander davantage de processus à intégrer.

L'adhésion de l'équipe a permis d'obtenir des gains de productivité rapides : le OEE a augmenté de 30 % en seulement deux mois. Au bout de six mois, il atteignait 60 %. « Aujourd'hui, sur les opérations quotidiennes, il est à 80 % et plus », déclare Mme Shekar.

Développer une culture de la conformité gagnante

Grâce à un engagement accru et à des résultats commerciaux significatifs, l'équipe de direction de Companion Baking a décidé de déployer les modules restants de QAD Redzone : Conformité, Fiabilité et Apprentissage.

La conformité était le défi suivant. « Nous ne faisions pas de reporting en temps réel », explique Mme Shekar. « C'était comme si notre traçabilité n'existait pas. Nous savions que nous devions faire mieux. »

Les processus numériques de QAD Redzone ont transformé les procédures de conformité de l'entreprise. Mme Shekar a souligné que le moral s'était amélioré avec le module Conformité. « Tout le monde était convaincu par l'utilisation de QAD Redzone au moment où nous avons lancé la Conformité, et ils ont commencé à demander si nous pouvions créer des contrôles pour différents processus. C'était le meilleur aspect. » Nos équipes de nettoyage et de vente ont toutes deux commencé à l'utiliser. L'équipe commerciale enregistrait les fiches de données lors de ses visites aux clients des épiceries et disait : « Tout est bon, nous sommes à 98 % de conformité. »

Désormais, l'entreprise effectue des visites mensuelles de la boulangerie et réalise des contrôles continus de la température de la pâte et des codes-barres, afin de maintenir la conformité avec la loi FSMA (Food Safety Modernization Act). En conséquence, l'équipe de Companion Baking peut maintenant effectuer une simulation de rappel en seulement 30 minutes, soit beaucoup plus rapidement que les deux heures nécessaires auparavant.

« Notre succès réside vraiment dans le fait que nous sommes capables d'effectuer beaucoup plus de contrôles aujourd'hui, ce que nous ne faisions jamais auparavant », déclare Mme Shekar.

L'entreprise a réduit le nombre de plaintes clients, passant d'une moyenne de 7 à seulement quatre par mois. De plus, ces plaintes concernent généralement des problèmes mineurs, comme la coloration du produit ou la découpe du pain, plutôt que des questions de sécurité alimentaire.

La dématérialisation des processus de conformité a également amélioré le moral des troupes, les employés réalisant qu'ils pouvaient désormais prédire quand la pâte serait prête à être cuite. Grâce aux données stockées dans QAD Redzone, les employés savaient que si la pâte se situait dans une certaine plage de température, ils pouvaient anticiper le moment où elle serait prête pour le façonnage, l'apprêt secondaire et la cuisson. Par conséquent, les boulangers ont pu mieux gérer leurs horaires, sachant qu'ils pouvaient partir au bout de 8,5 heures au lieu de rester 1,5 heure supplémentaire à attendre que la pâte lève. Cela a offert aux boulangers l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée dont ils avaient tant besoin.

En outre, l'entreprise a tiré parti d'une meilleure transparence sur les données de température de la pâte pour produire davantage et réduire le gaspillage. Companion Baking a fait passer son taux de service de 96 % à 99,5 %, une mesure qu'elle partage publiquement et qui renforce sa crédibilité auprès des clients.

Avant le déploiement de QAD Redzone, l'entreprise subissait des pertes de rendement de 25 %. Grâce aux données fournies par QAD Redzone et à de nouveaux équipements, Companion Bakery a réduit ces pertes à 3 %. De plus, l'entreprise a diminué ses déchets mis en décharge de 92 %, améliorant ainsi la durabilité de son activité et réduisant ses coûts.

« Nous avons réalisé que les déchets étaient notre problème », explique Mme Shekar. « Nous refaisions la pâte encore et encore parce que nous n'obtenions pas le rendement correct. Cela posait des problèmes à notre entreprise de gestion des déchets. Aujourd'hui, nous avons remplacé notre compacteur par un composteur, nous recyclons et nous ne produisons qu'une petite quantité de déchets. »

L'entreprise a créé un nouvel indicateur qu'elle appelle l'efficacité des déchets, qui correspond au total des ventes divisé par le poids des déchets générés. Cet indicateur a grimpé d'un minimum de 6 $ à un maximum de 26 $ au cours des six dernières années. Mme Shekar affirme que cet indicateur offre une perspective sur la qualité des produits, l'efficacité de la production et le rendement de l'entreprise.

Mobiliser tout le monde pour améliorer la fiabilité des équipements

Après avoir obtenu des résultats exceptionnels en matière de conformité, l'équipe était très motivée pour déployer le module de Fiabilité de QAD Redzone.

Auparavant, Mme Shekar utilisait un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) pour gérer tous les ordres de travail liés à l'entretien des équipements. Bien que les boulangers aient la possibilité de soumettre des demandes, peu le faisaient, car le logiciel était trop complexe.

Mme Shekar a emmené un technicien de maintenance à une démonstration sur site pour voir le module de Fiabilité de QAD Redzone en action, mais elle pensait que c'était trop coûteux pour son site de plus petite taille. Puis, au début de la pandémie, l'un des grands mélangeurs de l'entreprise est tombé en panne pendant trois semaines, coûtant à l'entreprise 20 000 livres de pâte qui auraient pu être transformées en produits et vendues.

« C'était une perte importante pour nous », a déclaré Mme Shekar. « Très rapidement, nous avons réalisé que nous aurions pu éviter cette panne. Nos boulangers nous ont dit qu'ils avaient entendu un bruit étrange, mais cette information n'est jamais parvenue à l'équipe de maintenance. »

Avec QAD Redzone, les équipes de production peuvent prendre une photo ou une vidéo d'un état préoccupant de l'équipement et l'envoyer automatiquement à la maintenance pour examen. Le coordinateur de la fiabilité reçoit tous ces « symptômes », les examine tout au long de la journée et transmet les éléments à l'équipe de maintenance pour approbation ou refus des demandes.

« Nos boulangers signalent les nouveaux problèmes qu'ils constatent, et nous les vérifions chaque jour. S'ils remarquent quelque chose d'un peu desserré, nous pouvons le réparer et éviter un événement catastrophique, comme la panne du grand mélangeur », explique Mme Shekar. « Nous avons évité beaucoup de ces erreurs, car tout le monde utilise ses iPad pour enregistrer des vidéos. »

Donner aux travailleurs les moyens de s'approprier leur Apprentissage

Companion Baking a conclu son implémentation de QAD Redzone avec le module d'Apprentissage, déployé en 2022.

« Le module d'Apprentissage ne pouvait pas mieux tomber », déclare Mme Shekar, précisant que l'entreprise souhaitait capturer l'expérience et les connaissances de son équipe tout en réduisant les coûts liés au recrutement et à la formation du nouveau personnel.

La première chose que Companion Baking a faite a été de repenser son programme d'intégration pour répondre aux retours des employés, qui trouvaient que l'apprentissage des nouveaux processus était intimidant et les poussait à se demander s'ils devaient rester ou partir.

Avec le nouveau programme d'intégration, les employés reçoivent une carte avec leur nom d'utilisateur et leur mot de passe QAD Redzone dès le premier jour et se voient attribuer un parrain. Ils font le tour de l'installation, y compris les zones de production et la salle de pause, et rencontrent les autres membres du personnel. Les nouvelles recrues utilisent ensuite QAD Redzone pour visionner une vidéo d'intégration, qui propose un accueil numérique, l'histoire de l'entreprise et des informations sur les processus de production.

De plus, chaque département dispose de son propre programme de formation numérique, avec des vidéos sur la manière d'utiliser les équipements ainsi que des conseils et astuces à connaître. Les travailleurs créent leurs propres supports, enrichissant continuellement le répertoire de contenu de formation. Le personnel peut accéder à la formation à la demande, rafraîchissant ses connaissances sur les processus clés ou découvrant différents secteurs de la boulangerie.

« Ma fonctionnalité préférée de QAD Redzone est le contenu que l'on peut créer », déclare Mme Shekar.

Les employés sont plus impliqués et utilisent QAD Redzone pour recueillir et partager leurs idées. Bien que la rétention reste un défi sur ce marché ultra-concurrentiel, Companion Baking a considérablement réduit les coûts liés au roulement du personnel grâce à l'intégration numérique et à l'apprentissage offerts par QAD Redzone.

Gagner au quotidien avec QAD Redzone

QAD Redzone a aidé Companion Baking à créer une culture d'amélioration continue, se traduisant par une hausse du OEE et de la productivité, une meilleure qualité de produit et une main-d'œuvre hautement engagée.

Lorsqu'on lui demande comment elle décrirait QAD Redzone à une autre organisation, Mme Shekar répond : « Choisissez le domaine sur lequel vous souhaitez vous concentrer en priorité et passez au niveau supérieur. Pour notre entreprise, il s'agissait d'améliorer la communication, mais le bonus a été de booster la productivité. »

« QAD Redzone nous a accompagnés de manière significative, nous aidant à réaliser des améliorations que nous ne pensions même pas possibles », conclut Mme Shekar.