Alle Mitarbeiter einbinden, um die Anlagenzuverlässigkeit zu verbessern

Midwestern Bread Company strebt die Verbesserung mehrerer operativer Prozesse an  

Companion Baking Co. ist ein führender Brothersteller mit Sitz in St. Louis, Missouri. Das Unternehmen produziert Brot und Gebäck in seiner rund 4.200 Quadratmeter großen Fabrik, verkauft frische Produkte im Großhandel, beliefert Restaurants und handwerkliche Lebensmittelgeschäfte in der Umgebung per LKW und versendet tiefgekühltes Brot an andere Standorte. Darüber hinaus betreibt die Bäckerei ein Café, in dem sie ihre Waren verkauft. Mehr als 80 Mitarbeiter sind für das Unternehmen tätig, darunter 65 Mitarbeiter an vorderster Front.

Companion Baking zeichnet sich durch Forschung und Entwicklung, die Anpassung von Produkten und die Entwicklung kleinerer Chargen aus, um Kundenwünsche zu erfüllen. „Wir gehen auf unsere Kunden ein und stellen her, was sie sich wünschen“, erklärt Suman Shekar, Betriebsleiter. Neue Mitarbeiter werden in der lichtdurchfluteten Fabrik in den Rezepturen und Prozessen der Brotherstellung geschult. Das Backteam nutzt teilautomatisierte Prozesse, einschließlich großer Knetmaschinen, zur Teigherstellung und arbeitet an vier Brotteigteilmaschinen und einer Gebäcklinie. Die Brote und Backwaren werden in 10 Stikkenöfen und zwei Etagenöfen gebacken.

Vorbereitung auf die Implementierung einer besseren Prozesssteuerung

Frau Shekar kam 2016 zu Companion Baking mit dem Auftrag, die betriebliche Effizienz zu verbessern. Sie sah die QAD Redzone Connected Workforce Solution bei einer Kundenveranstaltung in Aktion und war von der Funktionalität begeistert, einschließlich der Kommunikationstools für Mitarbeiter und der digitalen Compliance-Prozesse. „Warum haben wir das nicht schon längst?“, dachte sie. Frau Shekar erkannte jedoch, dass Companion Baking noch nicht bereit für die Einführung der Lösung war: Das Unternehmen musste zunächst die Dokumentation seiner Prozesse optimieren.

Um ein solides Fundament zu schaffen, führte Frau Shekar Zeitstudien für 320 SKUs durch. Ihr Ziel war es zu verstehen, wie lange jedes Projekt und jede Aufgabe dauerte. Anschließend traf sich Frau Shekar mit dem QAD Redzone-Team, um mehr über die Lösung zu erfahren und Synergien zu prüfen. Während sich viele Hersteller auf die Verbesserung der OEE konzentrieren, war Frau Shekar mehr an der Optimierung der Aktivitäten interessiert, die mit den SKUs verknüpft waren. Zudem wollte sie sehen, ob QAD Redzone die vom Backteam geforderten Schlüsselfunktionen bieten konnte.

„Jeder einzelne unserer Bäcker sagte, es wäre wirklich schön, wenn wir eine Art digitale Kommunikation über den Zeitplan hätten – ob sie im Rückstand sind, im Zeitplan liegen oder gut durch den Tag kommen“, erklärte Frau Shekar. „Unser Backteam hatte keinen Einblick in den Prozessablauf des Tages und wusste nicht, ob Anpassungen nötig waren oder ob sie länger bleiben mussten, um die Arbeit zu beenden. Infolgedessen fühlten sie sich jeden Tag überrumpelt.“

Die Führungskräfte von Companion Baking trafen sich auch mit anderen Anbietern, stellten jedoch fest, dass sie für jedes Funktionsupdate zur Kasse gebeten würden. Im Gegensatz dazu war das QAD Redzone-Team bereit, die Lösung an die Bedürfnisse von Companion Baking anzupassen.

Frau Shekar erzählte, dass sie einem Anbieter, einem Softwareentwicklungsunternehmen, von den Fähigkeiten von QAD Redzone berichtete. „Wir sagten, dass QAD Redzone über Kommunikationstools wie Chats, Huddles und digitale Dokumentation verfügt. Und der Anbieter sagte: ‚Sie sollten nicht bei uns unterschreiben; Sie müssen zu denen gehen.‘ Ich denke, das war gut zu hören und hat nur bestätigt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben.“

Die Führungskräfte der Bäckerei entschieden sich 2017 für das QAD Redzone Productivity-Modul.

Start von QAD Redzone mit einem 90-Tage-Sprint

QAD Redzone-Coaches arbeiteten mit dem Team von Companion Baking zusammen, um innerhalb eines 90-Tage-Sprints fünf messbare Lean-Standardziele zu erreichen:

Companion Baking begann damit, wichtige Anlagen wie Teilmaschinen und Kartonierer mit Sensoren zu vernetzen. Der nächste Schritt bestand darin, den Mitarbeitern an vorderster Front eine digitale Identität zu geben und sie in die Lage zu versetzen, zu kommunizieren, Daten zu verfolgen und einzugeben. Zu diesem Zweck half QAD Redzone dem Unternehmen bei der Anschaffung und Bereitstellung von Tablets, die speziell für die raue Fabrikumgebung aufgerüstet wurden.
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Die digitale Transformationsreise war nicht ohne Herausforderungen. Die Teammitglieder waren anfangs etwas zurückhaltend gegenüber QAD Redzone, da sie die Bedienung als kompliziert empfanden. Das Produktionsteam entwickelte sich von einer Umgebung mit undokumentierten Prozessen hin zu einer, in der sie während des gesamten Brotbackzyklus Daten erfassen sollten.

Frau Shekar arbeitete mit zwei der leitenden Mixer des Unternehmens zusammen, um die Ziele der Datenerfassung mit QAD Redzone zu erläutern. Während der Treffen mit den Mixern lieferten diese Details dazu, wie der Prozess vereinfacht werden könnte, um die Produktionsbedingungen besser abzubilden.

Die Teammitglieder begannen, das System zu nutzen und empfahlen weitere Prozesse, die damit erfasst werden sollten.

Die Akzeptanz im Team trug dazu bei, schnelle Produktivitätssteigerungen zu erzielen: Die OEE stieg in nur zwei Monaten um 30 %. Nach sechs Monaten lag der Anstieg bei 60 %. „Jetzt liegt sie bei den täglichen Abläufen bei 80 % und mehr“, sagt Frau Shekar.

Entwicklung einer erfolgreichen Compliance-Kultur

Aufgrund des größeren Engagements und der signifikanten Geschäftsergebnisse beschloss das Führungsteam von Companion Baking, die verbleibenden QAD Redzone-Module einzuführen: Compliance, Reliability und Learning.

Compliance war die nächste Herausforderung. „Wir haben nicht in Echtzeit berichtet“, sagt Frau Shekar. „Es fühlte sich an, als gäbe es unsere Rückverfolgbarkeit gar nicht. Wir wussten, dass wir besser werden mussten.“

Die digitalen Prozesse von QAD Redzone veränderten die Compliance-Verfahren im Unternehmen. Frau Shekar sagte, dass sich die Moral mit dem Compliance-Modul verbesserte. „Jeder war an Bord, als wir Compliance einführten, und die Leute begannen zu fragen, ob wir Prüfungen für verschiedene Prozesse erstellen könnten. Das war das Beste daran.“ Unsere Reinigungs- und Vertriebsteams begannen beide, es zu nutzen. Das Vertriebsteam protokollierte Datenblätter, während sie mit Kunden aus dem Lebensmitteleinzelhandel durch den Laden gingen und sagten: „Daumen hoch, wir sind bei 98 % Compliance.“

Heute führt das Unternehmen monatliche Rundgänge durch die Bäckerei durch und führt laufende Kontrollen der Teigtemperatur und Barcodes durch, um die Einhaltung des Food Safety Modernization Act (FSMA) zu gewährleisten. Infolgedessen kann das Team von Companion Baking nun einen Scheinrückruf in nur 30 Minuten durchführen – deutlich schneller als die zwei Stunden, die es zuvor dauerte.

„Unser Erfolg liegt wirklich darin begründet, dass wir jetzt viel mehr Kontrollen durchführen können, die wir vorher nie gemacht haben“, sagt Frau Shekar.

Das Unternehmen hat die Kundenbeschwerden von durchschnittlich 7 auf nur noch vier pro Monat reduziert. Zudem handelt es sich bei diesen Beschwerden in der Regel um geringfügige Probleme, etwa bei der Produktfärbung oder beim Aufschneiden des Brotes, und nicht um Bedenken hinsichtlich der Lebensmittelsicherheit.

Papierlose Compliance-Prozesse verbesserten die Arbeitsmoral zusätzlich, als die Mitarbeiter erkannten, dass sie nun vorhersagen konnten, wann der Teig backfertig sein würde. Dank der in QAD Redzone gespeicherten Daten wussten die Mitarbeiter, dass sie bei einem bestimmten Temperaturbereich des Teigs genau vorhersagen konnten, wann dieser zum Teilen, zur Nachgare und zum Backen bereit war. Infolgedessen konnten die Bäcker ihre Zeitpläne besser kontrollieren und wussten, dass sie nach 8,5 Stunden gehen konnten, anstatt 1,5 Stunden länger auf das Aufgehen des Teigs warten zu müssen. Das verschaffte den Bäckern die lang ersehnte Work-Life-Balance.

Darüber hinaus hat das Unternehmen die größere Transparenz bei den Teigtemperaturdaten genutzt, um mehr Produkte herzustellen und Abfall zu reduzieren. Companion Baking hat seine Liefertreue von 96 % auf 99,5 % gesteigert – eine Kennzahl, die öffentlich kommuniziert wird und das Vertrauen der Kunden stärkt.

Vor der Einführung von QAD Redzone verzeichnete das Unternehmen Ertragsverluste von 25 %. Mit den Daten von QAD Redzone und neuen Anlagen konnte Companion Bakery die Ertragsverluste auf 3 % senken. Zudem hat das Unternehmen den Deponiemüll um 92 % reduziert, was die Nachhaltigkeit des Unternehmens verbessert und die Kosten gesenkt hat.

„Wir haben erkannt, dass Müll unser Problem war“, sagt Frau Shekar. „Wir haben den Teig immer wieder neu gemacht, weil wir nicht den richtigen Ertrag erzielten. Das verursachte Probleme für unser Entsorgungsunternehmen. Jetzt haben wir unseren Verdichter in einen Komposter umgewandelt, wir recyceln und erzeugen nur noch eine geringe Menge an Müll.“

Das Unternehmen hat eine neue Kennzahl namens „Mülleffizienz“ eingeführt, die den Gesamtumsatz geteilt durch die erzeugte Menge an Müll in Pfund definiert. Diese Kennzahl ist in den letzten sechs Jahren von einem Tiefstand von 6 $ auf einen Höchststand von 26 $ gestiegen. Frau Shekar sagt, die Kennzahl biete einen Einblick in die Produktqualität, die Produktionseffizienz und den Durchsatz des Unternehmens.

Alle Mitarbeiter einbinden, um die Anlagenzuverlässigkeit zu verbessern

Nachdem außergewöhnliche Compliance-Ergebnisse erzielt wurden, war das Team hochmotiviert, das Reliability-Modul von QAD Redzone einzuführen.

Zuvor nutzte Frau Shekar ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS), um alle Arbeitsaufträge für die Gerätewartung zu verwalten. Obwohl die Bäcker Anfragen stellen konnten, taten dies nur wenige, da die Software zu kompliziert war.

Frau Shekar nahm einen Instandhaltungstechniker zu einer Demo bei einem Kunden mit, um das Reliability-Modul von QAD Redzone in Aktion zu sehen, hielt es jedoch für ihren kleineren Standort für zu kostspielig. Dann, zu Beginn der Pandemie, fiel einer der großen Mischer des Unternehmens für drei Wochen aus, was das Unternehmen 20.000 Pfund Teig kostete, die hätten verarbeitet und verkauft werden können.

„Das war ein großer Verlust für uns“, sagte Frau Shekar. „Wir haben sehr schnell erkannt, dass wir den Ausfall hätten verhindern können. Unsere Bäcker sagten uns, sie hätten ein komisches Geräusch gehört, aber diese Information erreichte das Wartungsteam nicht.“

Mit QAD Redzone können Produktionsteams ein Foto oder Video von einem besorgniserregenden Zustand der Ausrüstung machen und es automatisch zur Überprüfung an die Instandhaltung weiterleiten. Der Reliability-Koordinator erhält all diese „Symptome“, überprüft sie im Laufe des Tages und sendet die Punkte an das Instandhaltungsteam, um Anfragen zu genehmigen oder abzulehnen.

„Unsere Bäcker geben neue Probleme ein, die sie sehen, und wir überprüfen sie jeden Tag. Wenn sie bemerken, dass etwas locker ist, können wir es reparieren und ein katastrophales Ereignis verhindern, wie bei dem großen Mischer, der ausgefallen ist“, sagte Frau Shekar. „Wir haben viele dieser Fehler vermieden, weil jeder sein iPad in die Hand nimmt und Videos aufnimmt.“

Mitarbeiter befähigen, ihr eigenes Learning zu steuern

Companion Baking schloss seine QAD Redzone-Implementierung mit dem Learning-Modul ab, das 2022 eingeführt wurde.

„Das Learning-Modul hätte zu keinem besseren Zeitpunkt kommen können“, sagt Frau Shekar. Sie erklärte, das Unternehmen wolle die Erfahrung und das Wissen seines Teams festhalten und zudem die Kosten für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter senken.

Das Erste, was Companion Baking tat, war die Neugestaltung seines Onboarding-Programms, um auf das Feedback der Mitarbeiter zu reagieren, dass das Erlernen neuer Prozesse einschüchternd sei und sie dazu veranlasse, ihre Entscheidung für das Unternehmen zu hinterfragen.

Mit dem neuen Onboarding-Programm erhalten die Mitarbeiter am ersten Tag eine Karte mit ihrem QAD Redzone-Benutzernamen und Passwort und bekommen einen „Buddy“ zur Seite gestellt. Sie machen einen Rundgang durch die Anlage, einschließlich der Produktionsbereiche und des Pausenraums, und lernen andere Mitarbeiter kennen. Neue Mitarbeiter nutzen dann QAD Redzone, um ein Onboarding-Video anzusehen, das ein digitales Willkommen, die Geschichte des Unternehmens und Informationen zu den Produktionsprozessen bietet.

Darüber hinaus verfügt jede Abteilung über ein eigenes digitales Schulungsprogramm mit Videos zur Bedienung der Geräte sowie Tipps und Tricks. Die Mitarbeiter erstellen ihre eigenen Materialien und erweitern so kontinuierlich das Repository an Schulungsinhalten. Das Personal kann bei Bedarf auf Schulungen zugreifen, um sein Wissen über wichtige Prozesse aufzufrischen oder verschiedene Bereiche der Bäckerei kennenzulernen.

„Mein Lieblingsfeature von QAD Redzone sind die Inhalte, die man selbst erstellen kann“, sagt Frau Shekar.

Die Mitarbeiter sind engagierter und nutzen QAD Redzone, um Erkenntnisse zu erfassen und auszutauschen. Obwohl die Mitarbeiterbindung in diesem hart umkämpften Markt nach wie vor eine Herausforderung darstellt, hat Companion Baking die Kosten für die Mitarbeiterfluktuation dank des digitalen Onboardings und Learnings mit QAD Redzone erheblich gesenkt.

Den Tag gewinnen mit QAD Redzone

QAD Redzone hat Companion Baking dabei unterstützt, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung mit höherer OEE und Productivity, besserer Produktqualität und einer hochmotivierten Belegschaft zu etablieren.

Auf die Frage, wie sie QAD Redzone einem anderen Unternehmen beschreiben würde, sagt Frau Shekar: „Suchen Sie sich den Bereich aus, auf den Sie sich am meisten konzentrieren möchten, und bringen Sie ihn auf die nächste Stufe. Für unser Unternehmen war es die Verbesserung der Kommunikation, aber der zusätzliche Bonus war die Steigerung der Productivity.“

„QAD Redzone hat uns auf wichtige Weise unterstützt und uns geholfen, Verbesserungen zu erzielen, von denen wir nicht einmal wussten, dass sie möglich sind“, schließt Frau Shekar.